校属各单位：
为进一步推进我校档案工作的规范化、制度化管理，确保学校各类文件材料完整、及时的归档，更好地为学校工作服务，现将2016年归档要求通知如下：
一、归档范围
根据我校《档案收集范围及保管期限表》，在学校教学科研、党政管理等活动中形成的凡是记载和反映学校主要职能活动、具有查考和利用价值的各种类型和载体形式（纸质、照片、磁盘、录像带等）的文件材料和实物均应归档保存。要特别注意收集我校在更名大学、新校区建设过程中形成的重要文件材料、协议合同、领导讲话稿、领导题词、声像材料（如照片、视频、等）、实物材料。
二、归档要求
1．各级领导要高度重视本单位（部门）的立卷归档工作，认真审查归档文件材料是否齐全、完整、准确，严把质量关，防止漏归、错归；兼职档案员要认真做好平时预立卷工作，合理分类，安全存放，保证本单位（部门）的文件材料及时归档。任何单位和个人不得将应归档材料据为己有。
2．我校实行由文件材料形成部门立卷归档的制度。
3．我校实行网络归档和实体归档相结合的方式。所有归档的文件材料必须通过《兰台高校网络归档系统》进行归档。
4．2016年毕业生合影照片要同时移交纸质版和电子版，归档的毕业照片应在背面写清楚学生姓名，并一一对应；重大活动中产生的照片、视频等声像材料应在活动结束后两个月内归档。
5．要严格归档手续。归档时，各单位需打印案卷移交目录（一式两份）、卷内备考表（每卷一份），经单位领导审核签字后向综合档案室移交。移交时，交接双方须签字并标明移交日期。
三、归档时间
党政机关6月30日之前完成归档，各教学单位9月30日之前完成归档。
在归档过程中如有任何疑问，请及时与综合档案室联系，档案室工作人员将提供具体的业务咨询和指导。
咨询电话：87208005
综合档案室
2016年6月7日